Czytanie i odpowiadanie na maile zajmuje sporą część dnia pracy. By ogarnąć zalew korespondencji, uczymy się ją sprytnie przeglądać. Wiele maili od razu kasujemy, inne tylko pobieżnie przeglądamy. Wyławiamy z szumu informacyjnego te naprawdę istotne albo ciekawe. Jak zatem pisać maile, które nie tylko będą czytane, ale też zbudują nam markę profesjonalisty?
Przede wszystkim warto pozbyć się z ich treści kilku słów – zapychaczy. To tzw. kwantyfikatory, które albo osłabiają przekaz albo sprawiają, że brzmimy niepewnie. Dzięki temu będziemy dostawać odpowiedzi znacznie częściej. – radzi Bartosz Struzik z międzynarodowego serwisu kariery MonsterPolska.pl.
1. „Tylko”
Przykład: Chciałem tylko sprawdzić, czy masz już odpowiedź do dokumentu, który ci przesłałem.
Dlaczego nie działa: Bo umniejsza wagę tego, o co prosimy. Daje sygnał, że naszą sprawę można spokojnie zdjąć z listy priorytetowych zadań.
Lepiej napisać: Czy masz już odpowiedź do dokumentu, który ci przesłałem? Musi być gotowa do końca dnia.
2. „Prawdopodobnie”
Przykład: Prawdopodobnie mógłbym przesłać oświadczenie zarządu około południa.
Dlaczego nie działa: Wprowadza niepewność. Jeśli nie jesteśmy czegoś pewni, lepiej tego nie pisać. Założyć, że zadanie może zająć więcej czasu.
Lepiej napisać: Nie dam rady przesłać oświadczenia zarządu do południa, bo muszę przygotować także jego wersję online. Prześlę je do końca dnia.
3. „Próbować”
Przykład: Spróbuję zredagować artykuł, który przesłałeś.
Dlaczego nie działa: Pokazuje, że nie jesteśmy pewni swoich umiejętności. Nie ma nic złego w proszeniu o pomoc. Wtedy wysyłamy sygnał, że dbamy o to, by wykonać zadanie poprawnie.
Lepiej napisać: Zabieram się za redakcję artykułu. Ale mam kilka pytań, zanim zacznę; czy możesz spotkać się za mną na pięć minut?
4. „Może”
Przykład: Może powinniśmy napisać rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia. Może mógłbym pojechać na konferencję w marcu.
Dlaczego nie działa: Sprawia, że brzmimy jak zaniepokojeni albo obojętni wobec sprawy.
Lepiej napisać: Napiszmy rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia. Mogę pojechać na konferencję w marcu.
5. „Przepraszam”
Przykład: Przepraszam, mam spotkanie o 13, czy 14 będzie w porządku?
Dlaczego nie działa: jest zupełnie niepotrzebne, umniejsza naszą stanowczość. Lepiej konstruować jasne przekazy i pytać bez przepraszania.
Lepiej napisać: Mam spotkanie o 13. Czy o 14 będzie Pan wolny?
