Pracownicy korporacyjni mają wiele możliwości, aby – mówiąc oględnie – „ulepszyć” swoją sytuację finansową kosztem firmy. Niekiedy są to drobne wykroczenia, takie jak przywłaszczanie drobnych artykułów biurowych, czasami jednak mówimy o poważnych przestępstwach, które mogą zagrażać stabilności finansowej całego przedsiębiorstwa. Oto kilka sposobów, w jakie pracownicy korporacyjni potrafią „kraść” w miejscu pracy:
Nielegalne wykorzystywanie zasobów firmy
Często pracownicy korzystają z dobrodziejstw przedsiębiorstwa jak z własnych, co jest rodzajem kradzieży. Może to obejmować korzystanie z drukarek firmy do drukowania prywatnych materiałów, korzystanie z telefonu służbowego do prowadzenia osobistej komunikacji czy korzystanie z firmowej poczty e-mail do pozyskiwania prywatnych klientów.
Fałszowanie raportów wydatków
Pracownicy mogą nadużywać systemów zwrotu kosztów, takich jak podróże służbowe, reprezentacje czy zakupy na cele służbowe, przez co generuje się dodatkowe dochody kosztem firmy.
Fałszowanie raportów wydatków to jeden z bardziej subtelnych, ale niebezpiecznych sposobów kradzieży w miejsca pracy. Pracownik, który fałszuje raport wydatków, nadinfluje koszty związane z jego obowiązkami służbowymi – takimi jak podróże, posiłki, paliwo czy zakupy materiałów – aby uzyskać wyższy zwrot kosztów lub zwrot kosztów, które w ogóle nie powinny mieć miejsca.
Fałszowanie może przybierać różne formy, włączając w to:
- Wprowadzanie fałszywych wydatków – pracownik zgłasza wydatki, które nigdy nie miały miejsca.
- Przesadzanie z kwotą wydatków – pracownik zwiększa kwotę jaka została wydana.
- Ponowne zgłaszanie wydatków – pracownik wielokrotnie zgłasza tę samą transakcję w celu uzyskania jej zwrotu kilkakrotnie.
- Przekształcanie osobistych wydatków w wydatki firmy – pracownik umieszcza swoje osobiste wydatki jako wydatki służbowe.
Narzędzia do zarządzania wydatkami, takie jak automatyczne oprogramowanie do raportów kosztów, mogą pomóc w wykrywaniu i zapobieganiu tego rodzaju nadużyciom. Programy te mogą śledzić wydatki pracowników w czasie rzeczywistym i porównywać je z wytycznymi polityki firmy.
Psychologicznie, pracownik fałszujący raport wydatków może usprawiedliwiać swoje działania przez odczucie niedocenienia lub niesprawiedliwości w miejscu pracy, co obrazuje, jak kultura firmy i polityka wynagrodzeń mogą wpływać na zachowania pracowników. Pracodawcy powinni starać się dbać o zdrową atmosferę w miejscu pracy, aby minimalizować motywacje do takich działań.
Kradzież towarów lub pieniędzy
W niektórych przypadkach pracownicy mogą próbować ukraść gotówkę lub towary z firmy. W korporacjach, gdzie bezpośredni dostęp do gotówki jest rzadszy, możliwe jest jednak kradzież sprzętu, towarów czy nawet danych, które mogą być potem sprzedane.
Kradzież artykułów biurowych, takich jak długopisy, notatniki, klamry, spinacze, jest częstym problemem w biurach. Pomimo niewielkiego kosztu każdego z tych przedmiotów, ich znikanie może skumulować się do znaczącej kwoty na przestrzeni czasu. Firmom zaleca się wprowadzenie polityki „otwartych drzwi”, gdzie pracownicy mogą bez obaw poprosić o dodatkowe artykuły biurowe, zamiast je kraść.
W firmach produkcyjnych czy handlowych często spotyka się sytuacje, w których pracownicy kradną produkty. Mogą to być drobne rzeczy, jak np. jedzenie, ale też większe i droższe przedmioty. Monitoring CCTV, kontrole dostępu oraz regularne audyty magazynu mogą pomóc w zapobieganiu takim działaniom.
Nadużycia godzinowe
Może to zaskakiwać, ale „kradzież czasu” jest jednym z najczęstszych problemów w miejscu pracy. Obejmuje ona rzeczy takie jak przeglądanie internetu, korzystanie z mediów społecznościowych, rozmowy telefoniczne, czy długie przerwy na kawę czy papierosa. Jako że pracownicy są płaceni za swój czas, wykorzystywanie go na prywatne cele jest formą kradzieży. Proaktywne zarządzanie i monitorowanie czasu pracy może pomóc w rozwiązaniu tego problemu. Nagminne opóźnienia czy wydłużanie przerw, a także pracowanie nad prywatnymi projektami w godzinach pracy, także kwalifikuje się do tej kategorii.
Kradzież informacji
To jedna z najpoważniejszych form kradzieży w korporacjach. Dane klientów, plany strategiczne, kody źródłowe itp. mogą być skradzione i sprzedane konkurencji lub wykorzystane do szantażu.
Aby zapobiec tego typu sytuacjom, niezmiernie ważne jest wprowadzenie odpowiednich procedur zabezpieczających, regularne audyty wewnętrzne, a także edukacja pracowników w zakresie etyki zawodowej. Jednak pomimo tych środków, zawsze istnieje ryzyko, że niektórzy pracownicy będą próbować oszukać system. Dlatego firmy muszą być stale czujne i gotowe do podjęcia działania, gdy podejrzenie kradzieży się pojawi.
Współczesne technologie pozwalają na łatwe kopiowanie i przechowywanie ogromnej ilości danych, co sprawia, że kradzież informacji cyfrowych jest coraz powszechniejsza. Mogą to być dane o klientach, szczegóły produktów, strategie biznesowe lub inne wrażliwe informacje. Implementacja silnych protokołów bezpieczeństwa IT, szkolenia pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa, a także ścisłe kontrolowanie dostępu do danych, mogą pomóc zapobiec takim sytuacjom.
