Jeszcze kilka lat temu spotkania online odbywały się, jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Dzisiaj jest to już praktycznie norma. Nie wszyscy zdążyli się jednak przyzwyczaić do tej formy, która może budzić pewne obawy. Jak na każdym spotkaniu, tak i na tym w Internecie obowiązują pewne zasady, których warto przestrzegać. Jakich zachowań najlepiej unikać i jak odpowiednio się przygotować?
Odpowiednie tło
Przed przystąpieniem do spotkania online, na którym będziemy korzystać z kamerki zadbajmy o tło. Najlepiej wykorzystajmy do tego pustą ścianę bądź regał, dzięki temu widok za nami będzie statyczny i nie rozproszy pozostałych uczestników. Upewnijmy się, że jest to miejsce, przez które nie będą przechodzić inni domownicy, często nie świadomi bycia na wizji. Ważną zasadą jest również wybranie przestrzeni bez luster czy szyb widocznych w tle, w których mogłyby odbijać się niepożądane elementy. Zanim rozpoczniemy rozmowę włączmy kamerę i upewnijmy się, czy wszystko wygląda nienagannie.
Operowanie mikrofonem
Częstym czynnikiem przeszkadzającym w spotkaniach online są niepożądane dźwięki, zakłócające rozmowę. Dlatego pamiętajmy, by wyłączać mikrofon, gdy akurat nic nie mówimy. Wprowadzenie takiej zasady ułatwi komunikację i pomoże uniknąć zbędnych rozproszeń. Zanim zaczniemy przypadkową rozmowę z domownikiem, w trakcie spotkania online, upewnijmy się że wyłączyłyśmy wcześniej mikrofon, jest to oczywiste, jednak często zdarza się, że uczestnicy o tym zapominają. Łatwym rozwiązaniem jest również korzystanie ze słuchawek, dzięki którym podczas rozmowy przez Internet mikrofon wyłapuje jedynie nasz głos i nie tworzy niepotrzebnego echa.
Dress code
Pracując z domu nie zawsze mamy motywację, by wyglądać elegancko. Często towarzyszy nam poczucie, że podczas spotkań online wystarczy ubrać jedynie elegancką górę. Jest to złudne wrażenie, gdyż nigdy nie wiemy, czy podczas rozmowy akurat nie będziemy musiały wstać od komputera. Ubierając się odpowiednio od góry do dołu unikniemy krępujących faux-pas. Dodatkowo nabierzemy przeświadczenia, że jest to spotkanie jak każde inne i dzięki temu łatwiej wejdziemy w rytm pracy.
Savoir vivre i ustalanie zasad
Ważną i pomocną rzeczą w trakcie spotkań online jest wcześniejsze ustalenie zasad. Dzięki temu komunikacja przebiegnie sprawniej i nikt nie będzie czuł, że rozmowa prowadzona jest chaotycznie. Jedną z ważniejszych zasad jest ustalenie kolejności wypowiedzi, bądź podkreślenie istotności nieprzerywania sobie nawzajem. Niestety komunikatory internetowe nie sprzyjają rozmowom kilku osób na raz. Tworzy się pogłos i nie mamy możliwości wyłapać konkretnych słów. Ważne, by przed spotkaniem ustalić zasady, gdy jedna osoba mówi inni nie wtrącają uwag, będą mieli na to czas po skończonej wypowiedzi. Zadbajmy również, by po słowach danego uczestnika nastąpiła krótka przerwa w trakcie której reszta będzie mogła skomentować i wyrazić własne zdanie.
Podstawowe zasady
Oczywiście w trakcie rozmów przez Internet jak i przed nimi obowiązuje kilka podstawowych zasad, które występują również w trakcie zwykłych spotkań. Zadbajmy o punktualność i wcześniejsze przygotowanie, niech pozostali uczestnicy nie muszą czekać, aż ustawimy odpowiednio kamerę i mikrofon. Pracując z domu często w nasze zachowania może wkraść się zbytnie rozproszenie, unikajmy zajmowania się w trakcie spotkania innymi sprawami, byśmy stale wiedziały, o czym jest mowa. Jedzenie zostawmy raczej na przerwę w rozmowach, by przypadkiem nie musieć odpowiadać na pytanie z pełną buzią. Jeśli używamy kamery zadbajmy o odpowiednią postawę i wygląd, dzięki temu podkreślimy profesjonalne podejście do pracy.
Katarzyna Grabowska
